Funkcja Magazyn | Bilans otwarcia, poza ustalaniem faktycznych stanów magazynowych, daje użytkownikowi możliwość modyfikowania informacji zebranych w kartotece asortymentów, tzn. poprawiania, dopisywania i kasowania pozycji (podobne możliwości daje też funkcja Remanent) oraz na życzenie użytkownika czyści rejestry operacji magazynowych, handlowych i zamówień (kasuje dokumenty i zeruje ich liczniki). Z tego względu jest szczególnie polecana na początku pracy z programem, lub na początku okresu rozliczeniowego, zaś do przeprowadzania okresowych spisów kontrolnych należy wykorzystać funkcję Magazyny | Remanent. Użytkownik może w ogóle zaniechać tworzenia kartoteki asortymentów w osobnym etapie — wypełnianie informacjami będzie się odbywać na bieżąco, przy okazji inwentaryzacji.

Po uruchomieniu funkcji program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie, oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie.

Dodanie nowego dokumentu inwentaryzacyjnego inicjuje się klawiszem [Insert]. Otwiera się wówczas okno Dodawania remanentu, będącym arkuszem spisowym — początkowo dokument jest pusty. Stan magazynowy wynikający z danych programu będzie wpisywany w rubryce Stan przed, zaś stwierdzony stan faktyczny w rubryce Stan po.

Po uruchomieniu funkcji program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie, oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie.

Kolejne pozycje do arkusza wprowadzane są po naciśnięciu klawisza [Insert], otwierającego okno kartoteki asortymentów. Wyboru towaru dokonuje się bądź pojedynczo, przez wskazanie go (podświetlenie) na liście i naciśnięcie klawisza [Enter], bądź wykorzystując funkcję operacji grupowych (zaznaczając zestaw pozycji do umieszczenia w spisie). Jeżeli wybrano pojedynczą pozycję asortymentową, to automatycznie wyświetlane jest okno umożliwiające podanie ilości i ceny. Natomiast przy przenoszeniu większej liczby pozycji (operacje grupowe) okno to trzeba otwierać ręcznie dla każdej pozycji w spisie. W razie potrzeby w dokumencie remanentowym można umieścić dowolną liczbę pozycji asortymentowych tego samego artykułu o tej samej cenie. Należy jednak pamiętać, że program w celu uniknięcia pomyłki dublowania pozycji po wprowadzeniu jednej pozycji na dokument blokuje ją przed ponownym dodaniem. Aby wprowadzić tą samą pozycję, która już występuje w dokumencie z innym stanem i inną ceną należy skorzystać z opcji Powiel dostępnej w menu prawego przycisku myszy na danej pozycji.

Przed przeniesieniem pozycji do arkusza spisowego należy jeszcze zadecydować, czy w rubryce Stan po program ma podawać stan magazynowy wynikający z obliczeń, czy też wartość ta ma być zerowana. Program zadaje pytanie w specjalnie wyświetlanym okienku dialogowym.

Dla każdej pozycji w spisie należy podać Ilość i Cenę zakupu netto. W razie potrzeby można jeszcze potem skorygować ilość towaru podświetlając jego nazwę w spisie remanentowym i naciskając [F2] lub [Enter]. Dla wygody użytkownika pozycje w dokumencie remanentowym podawane są w jednostkach magazynowania (ewidencyjnych) oraz w jednostkach z pozycji dokumentów przychodowych. Jeśli na przykład towar przyjmowany jest w kartonach po 24 sztuki, zaś ewidencjonowany i sprzedawany w sztukach, to w arkuszu spisowym znajdzie się zapis: „2 kartony = 48 sztuk”. Jeżeli konkretny towar pochodzi z kilku dostaw różniących się ceną zakupu, to w spisie zostanie to uwzględnione w osobnych pozycjach. Podświetloną pozycję można powielić naciskając kombinację [Ctrl+P], a następnie zmienić cenę zakupu i ilość. Kasowanie pozycji błędnie wprowadzonej do bilansu otwarcia następuje po naciśnięciu klawisza [Delete].

Jeśli w kartotece asortymentów brak jakiegoś artykułu, to możliwe jest uzupełnienie jej o nową pozycję po ponownym naciśnięciu klawisza [Insert]. Wyświetlana jest wówczas formatka towaru, analogiczna jak przy tworzeniu kartoteki asortymentów. Informacje o nowych artykułach, dopisane w czasie tworzenia bilansu, zostaną automatycznie przeniesione do kartoteki asortymentów, o ile operacja zostanie doprowadzona do końca. Przy wyświetlonym oknie kartoteki asortymentów możliwe jest również poprawianie danych o towarze, klawiszem [F2], oraz usuwanie niepotrzebnych pozycji z kartoteki — klawiszem [Delete].

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że przy wypełnianiu kartoteki asortymentów znakomitą oszczędność czasu daje funkcja powielania danych z pozycji istniejącej. Jeśli musimy wprowadzić do kartoteki szereg artykułów różniących się nieznacznie (powiedzmy, kilka filmów fotograficznych jednej marki — różnica będzie tylko w nazwie i cenie), to po wypełnieniu formatki towaru dla jednego typu filmu wystarczy w kartotece wskazać go kursorem i nacisnąć Powiel — [Shift+Insert]. Spowoduje to wstawienie do kartoteki nowej pozycji, z opisem pól danych identycznym jak w pozycji pierwotnej. Potem wystarczy już tylko zmienić nazwę i skorygować dane w cennikach.

W dowolnym momencie wykonywania remanentu można zapoznać się z podsumowaniem wartości netto i brutto stanów magazynowych. Ponieważ przy pracy w sieci i bardzo obszernej liście asortymentowej obliczenia mogą potrwać dłuższą chwilę, sumowanie wykonywane jest na życzenie, klawiszem [Ctrl+S].

Ponieważ pełna inwentaryzacja magazynu jest pracochłonna, przewidziano możliwość wykonania bilansu otwarcia „na raty” przez wielu użytkowników jednocześnie. Za każdym uruchomieniem tworzony jest tymczasowy dokument inwentaryzacyjny oznaczony sygnaturą BT — Bilans Tymczasowy. Dokument ten trafia na listę tzw. bilansów roboczych. Dzięki temu sporządzanie bilansu można w dowolnej chwili zawiesić — klawiszem [Ctrl+Z] i w dogodnym momencie wznowić wywołując ponownie funkcję bilansu otwarcia i wybierając opcję [F2] — Popraw bilans tymczasowy. Z oczywistych względów w czasie przerwy nie mogą być wykonywane żadne operacje wpływające na stany magazynowe, dlatego też większość funkcji WAPRO Mag jest wówczas nieaktywna (funkcje te wyświetlane są szarą czcionką).

Aby uniknąć sytuacji, w której ten sam towar pojawi się w kilku arkuszach (zostanie policzony kilkakrotnie), obowiązuje zasada, że każda pozycja asortymentowa może znaleźć się tylko w jednym dokumencie tymczasowym. Dla pozostałych użytkowników pozycja taka będzie niedostępna w kartotece asortymentów (pozycje zablokowane wyświetlane są z zielonym podświetleniem tła).

Zakończenie tworzenia bilansu tymczasowego następuje po wciśnięciu klawisza [F10]. Spowoduje to zapisanie dokumentu roboczego na dysk, ale nie jest jeszcze równoznaczne z zakończeniem bilansu otwarcia.

Po zgromadzeniu kompletu danych inwentaryzacyjnych należy wykonać operację scalenia wszystkich dokumentów roboczych klawiszem [Ctrl+Z] — Połącz i zatwierdź (przedtem należy zaznaczyć scalane dokumenty, np. klawiszem [Spacji] ). Program kontroluje kompletność bilansu i proponuje ostateczną akceptację scalonego BO. Zatwierdzenie spowoduje zapisanie na dysku ostatecznego dokumentu bilansowego. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się poprzez wygenerowanie pojedynczego dokumentu magazynowego z sygnaturą BO (Bilans otwarcia), uzgadniającego stan faktyczny z obliczonym.

Po uruchomieniu funkcji program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie, oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie.