5 ARGUMENTÓW ZA SYSTEMEM WMS

Coraz częściej to na szefie firmowej logistyki spoczywa ciężar dobrej decyzji, „jedynie słusznej” odpowiedzi, jakiej trzeba udzielić decydentom – szefom firmy, prezesom czy dyrektorom finansowym – na pytanie: „WMS – wdrażamy czy nie?” .

Wdrożyć system WMS, czy może jeszcze poczekać…? Ten temat ciągle jest aktualny, a nasze obserwacje – płynące z doświadczeń ostatnich lat – pokazują, że dla wielu przedsiębiorców stał się on zagadnieniem pierwszoplanowym. To także efekt rozmów z uczestnikami regularnie organizowanych przez magazyn „Warehouse Monitor” spotkań warsztatowych „WarehouseLAB”. Co więcej – to na szefie firmowej logistyki spoczywa ciężar dobrej decyzji, „jedynie słusznej” podpowiedzi, jakiej trzeba udzielić decydentom – szefom firmy, prezesom czy dyrektorom finansowym.
Powyższe stwierdzenie wynika np. z prowadzonych badań – na przykład: „Systemy informatyczne w polskich magazynach – raport 2014” – badanie zrealizowane przez Logisys.
Warto podkreślić, że system WMS nie jest problemem natury informatycznej, WMS jest specyficzną funkcjonalnością, która nie jest sformalizowana, w przeciwieństwie do ustawy o rachunkowości, w której dość precyzyjnie wyznaczona jest funkcjonalność informatyczna w zakresie finansów.

Co nam faktycznie da wdrożenie systemu WMS?

Zastanówmy się zatem, jakie najważniejsze bariery blokują decyzje o zakupie systemu WMS przeznaczonego do lepszego zarządzania magazynem.

Główną barierą dla dyrektora, prezesa, właściciela firmy może być brak przekonania, że zastosowanie systemu WMS może rzeczywiście polepszyć bieżący wynik finansowy przedsiębiorstwa. Zazwyczaj takie stwierdzenia pojawiają się w firmie wtedy, jeśli koszty wynikające z nieprawidłowo zorganizowanego magazynu nie są obserwowane i analizowane, a magazyn „jakoś sobie radzi”. Wniosek? Skoro tak, to przecież nie ma potrzeby tam inwestować…

Istotną barierą są również obawy formułowane przez menedżerów logistyki co do sensowności użytkowania systemu WMS w danym przedsiębiorstwie. Warto zwrócić uwagę na to, że wśród najwyżej punktowanych ryzyk, przedstawionych we wspomnianym raporcie Logisys, jest niewystarczająca wiedza dotycząca możliwych rozwiązań (20 proc. wskazań) oraz niepewność co do gotowości organizacji firmy na złożone i zaawansowane rozwiązania (18 proc.).

Obawy te są naturalne, jeśli decyzje podejmowane są bez głębszego rozpoznania problemu. Obawy te tracą jednak na znaczeniu, jeśli do procesu decyzyjnego wkomponuje się analizę istniejącej sytuacji i syntezę możliwych rozwiązań. Innymi słowy, gdyby pierwotnie zainwestowano w opracowanie koncepcji wdrożeniowej, z której wynikać będzie, co tak naprawdę należy usprawnić i w jaki sposób tego należy dokonać.

Po przeprowadzonej analizie, zostają bowiem jasno określone cele i możliwości ich osiągnięcia. Być może bowiem najpierw trzeba będzie usprawnić procesy magazynowe, wdrożyć nowe oznakowania, zaprojektować standardowe etykiety z kodami kreskowymi, określić punkty automatycznego poboru danych ze „świata rzeczywistego” do „świata wirtualnego” (komputerowego).

Nowy stan wiedzy wynikający z nowego zorganizowania magazynu pozwala wówczas na podjęcie trafniejszych decyzji wyboru rozwiązania informatycznego adekwatnego do nowej organizacji magazynu.

Argument pierwszy: Nawet najlepszy WMS niewiele zdziała w źle zarządzanym magazynie

Niestety, ale pokutuje jeszcze przekonanie decydentów o tym, że system WMS po jego zainstalowaniu i po uruchomieniu „sam poukłada” procesy w magazynie. Takie założenie jest nie tylko nadmiernie optymistyczne, ale i niebezpieczne dla zachowania ciągłości pracy magazynu.

Należy bowiem pamiętać, że nawet najmniejsze, niekiedy mało istotne zatrzymanie systemu WMS, implikuje poważne problemy w realizacji przepływów magazynowych. System chwilowo nie działa, a samochody czekają na załadunek. Zaczyna się gorączkowe „naprawianie” systemu (co implikuje nowe nieoczekiwane „błędy”), a równolegle realizowana jest obsługa magazynu w układzie tradycyjnym, ponieważ samochód nie może czekać! Powstają rozbieżności między stanami rzeczywistymi a stanami komputerowymi. Pojawiają się zniecierpliwione stwierdzenia: „ten system jest do niczego, tylko nam utrudnia pracę”.

Oczekiwanie, że system „sam poukłada” procesy, sprawia, że często firmy (zapewne ze względów oszczędnościowych) nie opracowują przed wyborem konkretnego rozwiązania dokładnej koncepcji logistycznej dla własnych procesów lub zostawiają to do rozwiązania dostawcy systemu, nie angażując się we współpracę.

Z tego może wynikać wniosek, że w miejsce koncepcji logistycznej wdrażane są informatyczne algorytmy opracowane dla innych użytkowników, niekoniecznie spójne z istniejącymi, rzeczywistymi procesami tego konkretnego magazynu. W ogólnym zarysie to zadziała, ale w szczegółach może dochodzić do patowych sytuacji, w których część procesów należy obsługiwać poza systemem WMS lub zostać zmuszonym do zmiany tych przebiegów.

W efekcie, tak wdrożony system okazuje się być niedopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa lub też jest trudny do zarządzania, co prowadzi do wydłużenia czasu wdrożenia i zwiększenia kosztów jego eksploatacji.

Takich „niespodzianek” można (trzeba!) uniknąć. Sposobem jest dobre przygotowanie już samej decyzji o wdrożeniu systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie magazynem. Powróćmy zatem do zagadnień, które powinny być dostrzegane przez szefa firmy (właściciela, prezesa) w procesie decyzyjnym prowadzącym do zastosowania w magazynie technik IT.

Argument drugi: w magazynie z systemem WMS można obniżyć ogólne koszty pracy

Kluczowym w tym momencie argumentem będzie wykazanie szefowi (inwestorowi), że rozmiar pracy związanej z obsługą danej czynności magazynowej, np. dotyczącej przyjęcia towaru do magazynu (zakupu) lub jego wydania z magazynu (sprzedaży), jest stały w tradycyjnej organizacji magazynu i w magazynie zarządzanym systemowo.

Wszystkie informacje o przyjęciu/wydaniu towaru zapisywane na dokumentach papierowych (w tradycyjnej organizacji magazynu) prędzej czy później muszą zostać wprowadzone przez jakiegoś pracownika do jakiegoś komputera – na ogół do systemu ERP wspomagającego finansowe zarządzanie firmą. Tej pracy na ogół się nie zalicza do czynności magazynowych, co stwarza przekonanie, że wprowadzenie informatyki do magazynu niewiele pomoże, a być może nawet dodatkowo utrudni codzienną pracę.

Warto jednak uświadomić decydenta finansującego zakup systemu WMS, że zastosowanie systemu automatycznej identyfikacji wielokrotnie usprawnia pracę magazynu. Znaczną część rozmiaru pracy wykonuje system. Zadaniem dla magazyniera jest tylko pozyskiwanie danych o przyjmowanych/wydawanych towarach.

Dla magazyniera są to proste czynności, polegające na skanowaniu kodów kreskowych z etykiet umieszczonych na opakowaniach z towarami. Pozyskane w ten sposób dane są algorytmicznie przetwarzane przez system WMS, nawet łącznie z przygotowaniem danych do automatycznego zaksięgowania zakupu/sprzedaży w systemie finansowym firmy (ERP).

Wymaga to oczywiście odpowiedniego oprogramowania tych fragmentów procesu. Robi się to jednak tylko raz (na etapie wdrażania systemu), a wykorzystuje się to nieskończenie długo.
Warto pamiętać, że inwestycja w zastosowanie automatycznej identyfikacji w magazynie jest wydatkiem jednorazowym.

Jej rezultatem będzie natomiast wyeliminowanie wszelkich prac dokumentowo-manualnych związanych z rejestrowaniem nie tylko przyjęć/wydań, ale wszelkich prac dotyczących rozliczenia ich obsługi.

Argument trzeci: można spodziewać się korzyści natury ogólnej
Zastosowanie automatycznej identyfikacji towarów (oczywiście łącznie z systemem informatycznym klasy WMS, bo tylko wtedy to ma sens), przyniesie korzyści, dla których argumentacja wydaje się być oczywista:
  • Bezbłędność dostaw – celem, dla którego wdrażany jest system WMS, jest osiągnięcie wysokiego stopnia bezbłędności podczas przyjęć towarów do magazynu. Proces ten zaczyna się już przed przyjęciem materiałów do magazynu, jeszcze na poziomie systemu ERP, odnośnie do zamówień, kiedy to uzyskuje się elektroniczne awizo dostawy. Proces jest następnie kontynuowany poprzez automatyczną weryfikację danych podczas fizycznego przyjęcia towarów do magazynu i ich przesunięć, kompletacji, pakowania aż do wysyłki do klienta.
  • Produktywność zasobów – zasoby to ludzie, sprzęt, powierzchnia, a także procesy. Przy wykorzystaniu systemu WMS pracownicy są bardziej produktywni, sprzęt wykorzystywany jest w optymalny sposób, powierzchnia wykorzystywana jest efektywnie, a procesy są zoptymalizowane.
  • Dane dostępne w czasie rzeczywistym – dane i transakcje przetwarzane są w czasie rzeczywistym. Umożliwia to uzyskiwanie prawie natychmiastowych analiz, co ułatwia podejmowanie właściwych decyzji.
  • Wyższy poziom obsługi wydań – system WMS pozwala na dokładne zaplanowanie wydań z magazynu. Niekiedy umożliwia rezerwację towarów, bram załadunkowych, przygotowanie towarów przeznaczonych do wydania dokładnie w odpowiednim czasie i miejscu.
  • Potencjalne oszczędności wynikające z wdrożenia systemu WMS mogą być następujące:
    • zredukowanie zapasów, ponieważ istnieje wiedza o aktualnych poziomach minimalnych,
    • optymalizacja prac, ponieważ system WMS „prowadzi” magazyniera po optymalnej ścieżce wydań,
    • lepsze wykorzystanie przestrzeni składowania, ponieważ system WMS umożliwia składowanie towarów wg zasady wolnych miejsc (towary są składowane w dynamicznie przydzielanych miejscach magazynowych),
    • redukcja zniszczeń pozycji magazynowych, ponieważ system WMS wymaga uporządkowanego składowania,
    • wzrost dokładności wydań, ponieważ system WMS dokładnie „wie”, gdzie składowany jest wymagany do wydania towar, uwzględniane są założone strategie FIFO (First Input First Output) czy FEFO (First Expire First Output),
    • redukcja błędów w danych, ponieważ system WMS wymaga precyzyjnego zdefiniowania każdej bez wyjątku pozycji magazynowej w sposób unikalny. Redukcja błędów dość szybko osiąga 100 proc.

Argument czwarty: można się spodziewać korzyści łatwo mierzalnych

Korzyści mierzalne zawsze łatwiej docierają do decydentów. W przypadku systemu WMS mówimy jednak o korzyściach mierzalnych w obszarze logistyki, mniej w wartościach finansowych, chociaż niektóre z nich znacznie redukują koszty działalności magazynu, czyli również całej firmy.
Możemy w tym obszarze wyróżnić zestaw 6 argumentów (wraz z uzasadnieniami), które powinny dość łatwo dotrzeć do zastanawiającego się nad wydatkowaniem środków na wdrożenie systemu WMS szefa firmy. Można się spodziewać, że łatwo mierzalnymi będą poniżej zasygnalizowane korzyści.

  • Skrócony czas obsługi wydań towarów z magazynu o ok. 20 – 30 proc., ponieważ:
    • system WMS posiada precyzyjne informacje na temat miejsca przechowywania pozycji magazynowych,
    • istnieje systemowa kontrola nad ścieżkami kompletacyjnymi, co wpływa na krótszy czas realizacji wydań,
    • nie występuje zjawisko czasochłonnego szukania artykułów przez personel magazynowy.
  • Możliwość redukcji personelu magazynowego o ok. 10 – 20 proc., ponieważ:
    • liczebność personelu może ulec redukcji ze względu na automatyzację wielu operacji magazynowych,
    • następuje urealnienie niekiedy zawyżonej obsady magazynu ze względu na dotychczas ręcznie wykonywane operacje gromadzenia danych,
    • nakład pracy na wykonywanie operacji magazynowych ze wspomaganiem systemu WMS ulega zmniejszeniu w stosunku do pracy przy użyciu tradycyjnych metod obsługi magazynu.
  • Wyższy poziom obsługi klienta nawet do 99 proc., ponieważ:
    • w magazynach niewyposażonych w system WMS występuje zjawisko niekompletnej obsługi klientów, co wynika za faktu, że system ERP nie posiada pełnej informacji o stanie magazynu w trybie rzeczywistym,
    • stan ilościowy w systemie ERP jest na ogół zawyżony, gdyż brakuje informacji o artykułach w naturalny sposób uszkodzonych lub o ubytkach wynikających z innych przyczyn – dane te ujawniają się dopiero po przeprowadzeniu inwentaryzacji,
    • użycie systemu WMS powoduje, że stan ilościowy każdej pozycji magazynowej jest monitorowany zawsze z identyczną dokładnością, przy prawidłowo zaprojektowanym interfejsie między systemem WMS a systemem ERP informacja o stanie magazynowym zawsze jest pełna i dokładna w obu systemach, co powoduje, że poziom obsługi klienta zbliża się do 100 proc.
  • Zmniejszenie liczby zgłaszanych reklamacji, ponieważ:
    • reklamacje klientów są w dużej mierze spowodowane pomyłkami w wydaniach, zachodzącymi w magazynie przy tradycyjnej obsłudze wydań,
    • potwierdzanie każdej operacji skanowaniem kodu kreskowego w systemie WMS eliminuje znakomitą większość pomyłek.
  • Zastosowanie systemu WMS gwarantuje osiągnięcie pełnej zgodności stanu rzeczywistego ze stanem systemowym na poziomie blisko 100 proc., ponieważ:
    • inwentaryzacja jest przeprowadzana w trakcie normalnej pracy systemu WMS w trakcie wykonywania zwykłych procesów magazynowych,
    • jeżeli występują różnice między stanem zarejestrowanym w systemie a stanem rzeczywistym, to są wykrywane i korygowane na bieżąco,
    • inwentaryzacja roczna jest tylko potwierdzeniem ostatnio wykonywanych inwentaryzacji okresowych. Jest inwentaryzacją formalną,
    • inwentaryzacja roczna, przeprowadzana poprzez odczytywanie kodów kreskowych, sprowadza się do zeskanowania kodu miejsca magazynowego i kodu towaru lub nośnika zawierającego pozycje magazynowe, lista inwentaryzacyjna znajduje się w terminalu skanującym kody kreskowe,
    • wykryte niezgodności (np. paleta znajduje się w rzeczywistości w innym miejscu, niż wynika to z informacji systemowej) mogą być korygowane na bieżąco w uzgodniony podczas wdrożenia sposób,
    • wyniki inwentaryzacji są automatycznie przekazywane do systemu WMS i dalej do systemu ERP, nie ma konieczność pracochłonnego wprowadzania arkuszy spisowych do systemu,
    • całkowity czas przeprowadzenia inwentaryzacji ulega znaczącemu skróceniu, inwentaryzacja może być prowadzona przez dowolnego pracownika potrafiącego odczytywać polecenia wyświetlane na ekranie terminala skanującego.
  • System WMS jest odporny na fluktuację personelu, ponieważ:
    • przystosowanie do pracy nowego pracownika magazynowego zajmuje najwyżej kilka godzin,
    • praca przy użyciu terminali skanujących sprowadza się do wykonywania nieskomplikowanych, powtarzalnych czynności,
    • nie występuje konieczność znajomości specyfiki pracy przedsiębiorstwa ani nawet znajomości cech fizycznych przechowywanych w magazynie towarów,
    • problem przechowywania wiedzy na temat stanu magazynu „w głowach” lub „w zeszytach” pracowników magazynowych jest zredukowany do zera,
    • praca magazynu staje się niewrażliwa na wypadki losowe typu choroba czy odejście z pracy kluczowego użytkownika – informacja o właściwościach artykułów i miejscu ich przechowywania jest zawsze zawarta w systemie WMS i dostępna dla każdego uprawnionego użytkownika.

Argument piąty: mogą też wystąpić korzyści trudno mierzalne

Korzyści trudno mierzalne mogą wbrew pozorom łatwiej dotrzeć do świadomości decydentów, ponieważ często działają oni, bazując na strategicznym postrzeganiu działalności swojej firmy. Zatem korzyści trudno mierzalne, ulokowane w sferach intuicyjnych, mogą przeważyć szalę wątpliwości. Korzyściami trudno mierzalnymi (dość oczywistymi) mogą wymienione poniżej:

  • Znaczący wzrost dbałości o bezpieczeństwo konsumentów towarów, które są składowane w magazynie, ponieważ:
    • w magazynach działających bez systemu WMS bardzo trudne, chyba nawet niemożliwe, jest działanie zgodnie z zasadą FEFO,
    • bez systemu WMS spełnienie wymagań klientów co do akceptowanego przez nich poziomu pozostałego czasu przydatności wysyłanych towarów jest praktycznie niemożliwe,
    • w systemie WMS kontrola dat przydatności jest prowadzona na bieżąco, począwszy od wejścia towaru, poprzez wszystkie operacje wewnątrzmagazynowe, aż po optymalny wybór towarów do wydań według dat przydatności,
    • wymagana prawem unijnym (Dyrektywa 178/2002 i inne) konieczność utrzymania zdolności przedsiębiorstwa do śledzenia pochodzenia żywności (traceability) jest efektywnie realizowana tylko przy wdrożeniu systemu WMS.
  • Śledzenie pochodzenia towarów odbywa się w tle normalnej pracy magazynierów, utrzymywana jest bezbłędność obsługi dostaw towarów do magazynu.
  • Proces obsługi dostaw zaczyna się jeszcze przed fizycznym przyjęciem towarów do magazynu na bazie elektronicznej wymiany danych (w ERP, jeśli jest użytkowany, lub w systemie WMS – w obszarze przyjęć).
  • Proces obsługi dostaw jest w naturalny sposób kontynuowany poprzez automatyczną weryfikację danych podczas przyjmowania towarów, ich wewnętrznych przemieszczeń, kompletowania do wydań, pakowania i wysyłki (w WMS) – z wykorzystaniem technik automatycznej identyfikacji.
  • Występuje wzrost możliwości pozyskania nowych klientów, którzy jako warunek rozpoczęcia współpracy stawiają odpowiedni poziom infrastruktury informatycznej w magazynie, ponieważ:
    • sieci supermarketów czy duże koncerny międzynarodowe są zazwyczaj w wysokim stopniu zinformatyzowane i oczekują również wysokiego poziomu infrastruktury informatycznej od współpracujących z nimi kontrahentów,
    • przesyłanie dokumentów typu zamówienie czy zlecenie wydania towaru w wersji elektronicznej powszednieje i staje się dzisiaj warunkiem nieodzownym.
  • Zwiększenie stopnia zadowolenia klientów, ponieważ:
    • opisane wcześniej polepszenie wskaźników procentu reklamacji oraz stopnia realizacji zleceń skutkuje większym stopniem zadowolenie klienta końcowego,
    • jeżeli system WMS w pełni obsługuje standardy identyfikacyjne GS1, sprzyja to postrzeganiu magazynu obsługiwanego takim systemem przez klientów, jako magazynu otwartego na rozwiązania światowe,
    • systemowa kontrola partii produkcyjnych oraz dat ważności (co jest niemożliwe do efektywnego uzyskania w magazynie bez systemu WMS) sprawia, że klient postrzega obsługujący go magazyn, a więc również całą firmę, jako prowadzoną w sposób profesjonalny.
  • Lepsze przystosowanie do sezonowych zmian koniunktury dzięki dużej elastyczności w zatrudnianiu personelu, ponieważ:
    • krótki czas szkolenia nowych pracowników sprawia, że zmiana obsady magazynu (zwłaszcza sezonowa) jest znacznie łatwiejsza,
    • możliwe jest wykorzystywanie pracowników tymczasowych, co bardzo pomaga w elastycznym kształtowaniu zatrudnienia w magazynie,
    • przystosowanie liczebności pracowników magazynowych do rzeczywistych, nierzadko zmiennych potrzeb przedsiębiorstwa staje się łatwe i bezproblemowe.
  • Podniesienie prestiżu przedsiębiorstwa, ponieważ:
    • praktycznie wszystkie nowo budowane magazyny i centra logistyczne są w dzisiejszych czasach wyposażane w systemy klasy WMS, najczęściej wykorzystujące mobilne terminale radiowe,
    • nowoczesna infrastruktura magazynowa nie jest już postrzegana w kategoriach mody czy luksusu, jak bywało kilkanaście lat temu, w dzisiejszych czasach jest to standard pracy w magazynie,
    • zarządzanie magazynem w sposób tradycyjny na zasadzie papierowych kartotek magazynowych lub plików arkusza kalkulacyjnego jest dziś postrzegane jako przestarzałe,
    • wykorzystywanie w magazynie elementów gospodarki magazynowej na bazie funkcjonalności systemu ERP zaciemnia sytuację i nie jest już powodem do chwały,
    • tylko system klasy WMS jest w stanie dostarczyć lepszą, pełniejszą i rzeczywistą informację o aktualnych stanach magazynowych, a co za tym idzie – o rzeczywistej wartości materialnej przedsiębiorstwa.

Zobacz prezentację video systemu WMS WAPRO MAG

Zamów bezpłatną prezentację i zobacz jak działa system WMS