FAKTY, MITY, POWODY WDROŻENIA

 
W wielu firmach, które korzystają z systemów informatycznych z wdrożonymi systemami wspomagającymi zarządzanie działami firmy np. handlowym, księgowym, HR, z chwilą rozwoju pojawiają się problemy z obsługą magazynu. Klasyczne rozliczanie magazynu za pomocą ewidencji dokumentów magazynowych już nie wystarcza.
 
Najczęstsze problemy które dotyczą charakterystycznych elementów funkcjonowania magazynu:
 
  • Trudności z odnalezieniem właściwego towaru na stale powiększającym się magazynie.
Coraz częściej pojawia się sytuacja, w której wiemy, że coś mamy, ale nie wiemy gdzie to jest.Brak wiedzy o dokładnej lokalizacji w przypadku towarów objętych terminem ważności lub wymogiem informacji o partii lub serii coraz częściej skutkuje zwiększającą się ilością towarów przeterminowanych zalegających na magazynie. Obsługa takiego magazynu okazuje się wielkim wyzwaniem.
 
  • Zwiększająca się ilość błędnych kompletacji i wydań dla klientów, pomyłki w wydanym asortymencie, braki w ilościach w stosunku do dokumentu wydania.
Skutkiem czego rośnie ilość obsługiwanych reklamacji i konieczność wymiany lub dosyłania do klientów braków w wydaniach, co za tym idzie zwiększeniem kosztów ich obsługi logistycznej.
 
  • Wydłużający się czas wdrożenia nowych pracowników.
Zanim nowy pracownik zapozna się z układem i rozmieszczeniem towaru na magazynie mija długi czas. Od pracowników zmuszeni jesteśmy wymagać znajomości branżowej, bez której trudno jest właściwie skompletować wydania.
 
  • Inwentaryzacja, im większy magazyn tym większym wyzwaniem staje się przeprowadzenie nie tylko sprawnej inwentaryzacji, ale przede wszystkim rzetelnej.
 
  • Wzrost kosztów funkcjonowania magazynu.
Wszystkie te problemy bezpośrednio przekładają się na coraz to większe koszty obsług magazynu i spowolnienie działania magazynu pomimo zwiększenia ilości personelu w nim zatrudnionego. Paradoksalnie im więcej mamy zleceń i obrotów tym więcej problemów z ich poprawną realizacją.
 
  • Niezadowolenie klientów.
Strata wizerunkowa firmy posiadającej sprawny dział handlowy i dobre produkty ale niewydajny magazyn zniechęca do współpracy kontrahentów.
Odchodzenie klientów do konkurencji jest kosztem trudnym do oszacowania ale na pewno nie do zbagatelizowania.
Jednym z największych wyzwań jest odwrócenie tych negatywnych tendencji i zorganizowanie magazynu tak, aby nie tylko nadążał za rozwojem firmy ale też był wizytówką i stanowił przewagę nad konkurencją. Podstawowymi kryteriami magazynu powinna być szybka, sprawna i bezbłędna realizacja zamówień klientów, zmniejszenie kosztów ich obsługi oraz ograniczenie do minimum czasu wdrożenia nowego pracownika.
 
Nowoczesne systemy informatyczne wyspecjalizowane w zaawansowanej obsłudze magazynu nazywane WMS (ang. Warehouse Management System) pozwalają nie tylko wyeliminować dotychczasowe problemy ale również wspierać rozwój firmy.
Oprogramowanie WMS dla WAPRO MAG jest przykładem rozwiązania indywidualnie dopasowanego do każdego klienta przez co można odwzorować procesy biznesowe firmy w ramach systemu informatycznego i zoptymalizować je dla uzyskania optymalnego modelu pracy magazynu spełniającego kryteria jakości, czasu obsługi klientów oraz minimalizacji kosztów jego funkcjonowania.
 
Najczęściej spotykane mity dotyczące oprogramowania WMS na podstawie portalu branżowego, e-logistyka.pl
 
  • MIT: WMS jest tylko dla logistycznych gigantów
Kryterium wielkości firmy w przypadku systemów WMS nie ma żadnego znaczenia. Aplikację może dzisiaj wdrożyć każda firma, dla której łańcuch dostaw jest istotnym elementem prowadzonej działalności. Ale nie oznacza to, że system jest dla każdego. To rozwiązanie dla świadomych użytkowników, którzy wiedzą czego chcą a nie zawsze tak niestety się dzieje. Co równie ważne, wdrożenie systemu IT powinno być zawsze finalnym etapem wprowadzanych zmian, a nie cudownym rozwiązaniem, które już samo w sobie przynosi korzyści.
 
  • MIT: Wdrożenie systemu WMS od razu przynosi korzyści
 
Niestety nie. Zazwyczaj korzyści daje się zauważyć po kilku miesiącach od momentu wdrożenia. Na początku można się spodziewać nawet nieznacznego pogorszenia jakości realizowanych procesów, mogą pojawiać się opóźnienia.
 
  • MIT: Stopę zwrotu z inwestycji w WMS trudno policzyć
 
Zawsze jest jakiś punkt odniesienia. Można precyzyjnych dokonać pomiarów ile czasu zajmuje realizacja danego procesu a następnie skonfrontować to z tymi uzyskanymi po wdrożeniu systemu. Podobne można zastosować pomiar ilość kompletacji obarczonych błędem, ilość wydań realizowany przez zespół itd.
 
 
  • MIT: WMS lepiej napisać samemu
 
Każda firma może sama napisać i rozwijać system do zarządzania gospodarką magazynową. Taki model ma swoje plusy – firma jest właścicielem oprogramowania, może je dowolnie rozwijać i serwisować. Jedynym warunkiem, który musi zostać spełniony jest posiadanie zespołu programistów lub osoby dedykowanej do obsługi takiego projektu. I rzecz równie istotna – odpowiedniego budżetu, bo tworzenie własnej aplikacji to najdroższy model dostępu do oprogramowania, obarczony także większym ryzykiem. Tworząc oprogramowanie od podstaw jesteśmy w stanie idealnie dopasować je do wymagań firmy, z drugiej jednak strony nie korzystając z wiedzy dostawcy oprogramowania o dużym doświadczeniu w obszarze WMS, firma uczy się aplikacji na własnych błędach. Potencjalnym i jak najbardziej realnym zagrożeniem jest wstrzymanie prac nad własną aplikacją w momencie, gdy osoba odpowiadająca za rozwój projektu odchodzi. Również ewentualne nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu mogą wstrzymywać rozwój aplikacji.