Handel elektroniczny od lat zyskuje na popularności, a pandemia COVID-19 jedynie przyśpieszyła jego rozwój. Prowadzenie sklepu internetowego, czy sprzedaż na popularnych portalach aukcyjnych nie wymaga większego nakładu środków. Odbiorcami są najczęściej klienci detaliczni, a asortyment, szczególnie na początku, nie musi być duży.

Dla sprzedawcy e-commerce, magazynowanie i wysyłka są równie kluczowe co marketing i sprzedaż. Często planowanie magazynowania i przechowywania odchodzi na dalszy plan na rzecz inwestycji w zwiększenie współczynnika konwersji, szczególnie w przypadku małych i średnich sklepów.

Jeśli sprzedajemy np. na Allegro lub Amazon to czas wysyłki będzie decydował o naszej konkurencyjności, a ewentualne opóźnienia lub pomyłki, mogą skutkować negatywnymi opiniami.

Co to jest magazynowanie e-commerce?

Upraszczając, magazynowanie w handlu elektronicznym to proces przechowywania towarów przed ich sprzedażą online. W szerszym rozumieniu, magazynowanie obejmuje bezpieczne przechowywanie towarów, śledzenie stanu magazynowego całego asortymentu sklepu, dostęp do informacji, kiedy dane produkty przybyły, jak długo znajdują się w magazynie i w jakiej ilości są dostępne w danym momencie. Przy niektórych konstrukcjach magazynów należy uzupełniać lokalizacje wydawcze z lokalizacji zapasowych.

Dlaczego wiele magazynów e-commerce to garaże lub salony?

Jak już wspomnieliśmy zaleta e-handlu to przede wszystkim relatywnie niskie koszty rozpoczęcia działalności. Nie musimy płacić za czynsz wynajmu powierzchni ani inwestować w wyposażenie sklepu. Możemy zacząć z domu i tak właśnie najczęściej wygląda początek nowych sklepów internetowych. Efekt? Garaże, salony, piwnice z towarem ułożonym od podłogi po sufit. Czy to coś złego? Absolutnie nie, najczęściej świadczy to o rozwoju i dużej sprzedaży.

Jeśli cała Twoja firma e-commerce działa w domu, warto na początku przechowywać produkty na miejscu. Dzięki temu możesz mieć oko na swoje zapasy, pakować i wysyłać zamówienia bezpośrednio z domu. Jednak wraz ze wzrostem ilości zamówień należy zadbać o właściwe magazynowanie.

Konsekwencje braku właściwego magazynowania w e-commerce:

Od czego zacząć zarządzanie magazynem w Twoim e-sklepie?

Jeśli po jakimś czasie, wiesz już, że rozpoczęcie „przygody” z e-commerce było dobrą decyzją, a Twój sklep zaczyna się rozrastać, czas zająć się na poważnie kwestią magazynowania. W biznesie bardzo ważna jest skalowalność. To co było zadowalające i zapewniało stabilny wzrost, może okazać się niewystarczające wraz ze zwiększającą się liczbą zamówień.

1. Określ potrzebną powierzchnię magazynową

Dobre rozplanowanie magazynu, nieważne, czy nadal będzie to Twój dom, czy przeniesiesz się do większego miejsca, zaczyna się od prostego pytania: „Ile powierzchni magazynowej potrzebuję?”

Pamiętaj, że przestrzeń do przechowywania powinna być dopasowana do Twojego asortymentu. Inaczej magazyn musi być przygotowany na magazynowanie np. farb a inaczej na przechowywanie tabliczek informacyjnych/bhp.

Wyznacz miejsce na:

• Odbiór (rozładunek, kontrola jakości i etykietowanie).
• Przechowywanie (lokalizacje wydawcze i zapasowe).
• Wysyłkę (eliminacja błędów przez np. dwuetapową weryfikację rozchodów).
• Zwroty.

2.  Jakie wyposażenie ułatwi Ci pracę?

Większość magazynów, niezależnie od wielkości, ma te same podstawowe cele: maksymalizację przestrzeni, zwiększenie wydajności przepływu towarów i poprawę widoczności.

To prowadzi nas do czterech podstawowych rodzajów wyposażenia magazynu:

• Sprzęt do przechowywania: półki, regały magazynowe, ale i kuwetki, kosze, szuflady.
• Sprzęt do transportu materiałów: wszystko zależy od wielkości magazynu i potrzeb, ale nawet w małym sklepie przyda się wózek lub tzw. „paleciak”. Jeśli dysponujesz wysokim magazynem to wózek widłowy wysokiego przechowywania będzie jednym z ważniejszych elementów Twojego magazynu.
• Sprzęt do pakowania i wysyłki: obejmuje to wszystko, co jest potrzebne do pakowania i etykietowania zamówień w celu przygotowania ich do wysyłki.
• Sprzęt do kodowania kreskowego / oprogramowanie do zarządzania zapasami: W dzisiejszym nowoczesnym magazynie te urządzenia zasługują na własną kategorię. Sprzęt do obsługi kodów kreskowych obejmuje oczywiście czytniki kodów kreskowych, kolektory danych, a także drukarki, etykiety i towarzyszące im oprogramowanie e-commerce.

3. Znajdź sposoby na automatyzację powtarzalnych procesów

Automatyzacja to niezawodny sposób na poprawę wydajności. Handel elektroniczny już znacznie usprawnił proces przeglądania i kupowania, dzięki automatyzacji. Dlaczego nie zrobić tego samego dla Twojego magazynu e-commerce?

Automatyzacja nie musi oznaczać całkowitej zmiany, wystarczą małe inwestycje w maszyny jednozadaniowe.

• Kolektory danych współpracujące z programem magazynowym mogą pomóc usprawnić kompletację jednocześnie poprawiając dokładność.
• Dostosuj etykietę Twoich produktów do informacji jakie wymaga klient końcowy – wykorzystaj dane które są w systemie informatycznym.
• Profesjonalna drukarka termotransferowa do drukowania etykiet (dzięki drukowi termotransferowemu etykiety są trwalsze).

4. Zoptymalizuj ścieżki wyboru

Po ustaleniu układu, systemu etykietowania i sprzętu nadszedł czas, aby pomyśleć o rzeczywistych ścieżkach kompletacji w całym magazynie.

Dobre oprogramowanie do zarządzania pracą na magazynie (WMS) umożliwia zoptymalizowanie ścieżek kompletacji, ale możesz to zrobić ręcznie. Należy pamiętać o kilku dobrych zasadach:

• Zamówienia należy realizować w taki sposób, aby poszczególne pozycje z jednego obszaru były kompletowane przed przejściem do następnego obszaru.
• Przedmioty, które są często kupowane razem, należy przechowywać blisko siebie.
• Pamiętaj, że jeśli pracownicy magazynu muszą się cofać lub często przecinają ścieżki, oznacza, że proces nie jest jeszcze optymalny.
• Produkty ciężkie powinny być przechowywane blisko strefy wydawczej.
• Kompletuj wiele zamówień przy jednym przejściu przez magazyn.
• Przy towarach, które sprzedajesz w dużej ilości i z dużą częstotliwością, zastosuj cross-docking czyli przepakowywanie towarów i kompletowanie zamówień od razu po dostarczeniu do magazynu, bez potrzeby ich składowania.

5. Ustal wytyczne dotyczące magazynu

Na tym etapie nadszedł czas, aby zacząć opracowywać zasady i wytyczne magazynowe dla Ciebie lub Twoich pracowników. Właściwe ścieżki kompletacji to dopiero początek: musisz również wziąć pod uwagę procedury bezpieczeństwa, przepływ pracy i kontrolę jakości/dokładność zamówień.

• Procedury bezpieczeństwa: ustal na piśmie procedury bezpieczeństwa, których pracownicy będą musieli przestrzegać. Ponownie zachęcamy do researchu, ponieważ jest wiele gotowych rozwiązań, które możesz wykorzystać, lub zainspirować się.
• Dopasuj procesy magazynowe do umiejętności i uprawnień personelu (np. uprawnienia nadane przez Urzędu Dozoru Technicznego UDT).
• Kontrola jakości i dokładność: ustal wytyczne dotyczące kontroli jakości na każdym z etapów pracy. Od przyjęcia towaru, przez wysyłkę, po obsługę reklamacji i zwrotów.

6. Wdrażanie pracowników

Wdrażanie to nie tylko przekazywanie wiedzy. Chodzi głównie o przekazanie pracownikom kluczowych umiejętności, których będą potrzebować do szybkiej i wydajnej pracy. Warto zainwestować w oprogramowanie typu WMS, ułatwiające wdrożenie oraz codzienną pracę na magazynie.

7. Uzyskaj odpowiednie oprogramowanie do zarządzania magazynem

Magazyny istniejące od 50 lat, często trzymają się arkuszy kalkulacyjnych i papierowych formularzy zamówień papierowych. W przypadku nowego magazynu, takie rozwiązania nie powinny wchodzić w grę. Im więcej masz rzeczy w ofercie swojego sklepu, tym trudniej nad nimi zapanować. Nie wystarczy Excel. Zamówień jest dużo, towaru jeszcze więcej. Być może przyszedł czas na inwestycje. Jeśli widzisz potencjał, to nie bój się ich, bo wbrew pozorom nie muszą być kosztowne. Zastanów się nad wynajmem powierzchni magazynowej. Jest dużo magazynów, których oferta jest kierowana właśnie do sprzedawców e-commerce. Po drugie system magazynowy. Mierz nie tylko stany magazynowe, ale zarządzaj lokalizacjami. Zastanów się czego potrzebujesz i zrób porządny research. Coraz częściej dostawcy oprogramowania proponują leasing lub abonament miesięczny.

Pamiętaj, że w biznesie, Ci którzy nie robią kroku w przód, robią krok w tył. To od Ciebie zależy, kiedy postanowisz ruszyć z miejsca, ale nie czekaj zbyt długo. Wystarczy, że poczujesz „stabilny grunt” pod stopami, bo to będzie oznaczało, że Twój sklep jest gotowy na dalszy rozwój.