System WMS umożliwia automatyczne generowanie faktury sprzedaży VAT na podstawie realizowanego zamówienia lub dokumentu wydania zewnętrznego.
Właściwości
- Włączanie/wyłączanie funkcji automatycznego generowania dokumentu handlowego konfiguruje się w ustawieniach rozchodu systemu WMS.
- Faktura jest generowana wyłącznie dla zamówień realizowanych na podstawie dokumentu WZ lub innych, zdefiniowanych przez użytkownika, dokumentów wydania zewnętrznego.
- Nie jest możliwe generowanie faktur zaliczkowych oraz uproszczonych.
- Ustawienia i parametry warunkujące wygenerowanie dokumentu handlowego:
- Dokument handlowy jest generowany podczas realizacji rozchodu za pomocą kolektora danych lub terminala POS. Wykonanie migracji za pomocą modułu „WMS Migracja” w kontekście dokumentu nie spowoduje wygenerowania faktury sprzedaży, nawet jeżeli wszystkie pozycje zostały poprawnie przeniesione z lokalizacji.
- Dokument handlowy jest generowany, gdy realizacja wydania zostanie poprawnie zakończona, tj. wszystkie pozycje na dokumencie zostaną w całości zweryfikowane za pomocą kolektora danych/terminala POS. W przeciwnym wypadku faktura nie zostanie utworzona.
- Dokument handlowy jest tworzony, jeżeli na zamówieniu, w zakładce „Informacje nagłówkowe”, w polu „Preferowany dokument handlowy do zamówienia”, zostanie wybrana opcja „faktura”. Jeżeli zostaną wybrane pozostałe opcje, to niezależnie od ustawień systemu WMS oraz ustawień modułu „WMS Zamówienie”, dokument handlowy nie zostanie utworzony.
- Forma rozliczenia faktury jest przenoszona z zamówienia. Jeżeli dokument handlowy jest generowany wyłącznie na podstawie dokumentu wydania zewnętrznego, forma rozliczenia jest pobierana z ustawień kontrahenta (domyślna forma rozliczenia kontrahenta: gotówka, termin płatności: 0 dni).
- Dokument handlowy gotówkowy z terminem płatności 0 dni może być automatycznie rozliczany na podstawie wartości ustawienia „Rozliczanie dokumentów gotówkowych” w programie WAPRO Mag.
- Użytkownik może również bezpośrednio określić, czy dokument magazynowy/zamówienie będzie realizowane na dokument handlowy:
- Z poziomu zamówienia, za pomocą modułu 3 WMS Zamówienie.
- Z poziomu dokumentu magazynowego, za pomocą modułu 9 WMS Dokument Magazynowy.
- Po wygenerowaniu dokument handlowy otrzymuje kolejny numer, zdefiniowany w ustawieniach programu WAPRO Mag.
- W przypadku łączenia zamówień/dokumentów wydania zewnętrznego, wszystkie połączone dokumenty są realizowane na jeden dokument handlowy.
- Włączenie na pozycji zamówienia od odbiorcy opcji transakcji transgranicznej OSS powoduje, że wybrana stawka VAT zostanie przeniesiona na dokument faktury walutowej.
Przebieg realizacji
- W programie WAPRO Mag jest tworzone zamówienie lub dokument magazynowy.
- Magazynier rozpoczyna pracę na kolektorze danych lub terminalu POS; opcjonalnie może połączyć zamówienia/dokumenty spełniające kryteria łączenia.
- Pracownik wykonuje standardową procedurę realizacji wydania.
- Po zakończeniu realizacji wydania na kolektorze danych wyświetlany jest komunikat o utworzeniu faktury lub braku jej generacji.
- Informacja ta jest związana z poprawnością przeprowadzenia realizacji wydania.
- Dokument handlowy otrzymuje kolejny numer, zdefiniowany w ustawieniach programu WAPRO Mag.
- Utworzona faktura może być automatycznie rozliczona lub oczekiwać na ręczne rozliczenie.
- Jest to zależne od formy i terminu płatności w zamówieniu, formy rozliczenia i terminu płatności zdefiniowanych dla kontrahenta oraz ustawień programu WAPRO Mag.